以信息化之矛攻采購成本之盾

　　IT產(chǎn)品在政府采購中占有很大比重，約占年度政府采購預(yù)算的1/3，我國縣級以上政府電子政務(wù)需要投入近1000億元，占我國IT產(chǎn)品商用市場份額的15%以上。如何有效降低IT產(chǎn)品采購成本，不僅關(guān)系到政府采購的成本，也關(guān)系到實(shí)施電子政務(wù)的成本以及效果。

　　降低政府采購成本包括，降低直接成本(IT產(chǎn)品價(jià)格)，降低間接成本(完成采購工作所需要支出的費(fèi)用)，縮短采購周期，降低后續(xù)成本(IT產(chǎn)品使用消耗)等。降低采購成本應(yīng)考慮參與采購的各種因素，而網(wǎng)上采購作為采購方式的創(chuàng)新對于降低政府采購成本具有決定性意義。

　　網(wǎng)上采購是創(chuàng)新

　　從兼顧效率和成本來說，政府通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行采購是必然趨勢。網(wǎng)上采購的基礎(chǔ)是以計(jì)算機(jī)和國際互聯(lián)網(wǎng)為中心的高效信息管理系統(tǒng)。政府采購信息系統(tǒng)一般由采購項(xiàng)目管理信息子系統(tǒng)、政府采購信息發(fā)布子系統(tǒng)、政府采購訂單管理子系統(tǒng)和政府采購審計(jì)監(jiān)督子系統(tǒng)組成。沒有一套高效的信息管理系統(tǒng)，降低采購成本如同紙上談兵。

　　一般來說，相對完備的網(wǎng)上交易解決方案通常包括產(chǎn)品目錄管理、供應(yīng)商管理、組織結(jié)構(gòu)管理、采購過程管理(包括招標(biāo)、競價(jià)等采購方式)、采購數(shù)據(jù)分析、ERP數(shù)據(jù)交互、信息發(fā)布、移動(dòng)短信、郵件服務(wù)等多個(gè)功能模塊。同時(shí)，系統(tǒng)靈活的再建功能、開放的平臺設(shè)計(jì)、方便通用的網(wǎng)關(guān)配置，可以保證該系統(tǒng)的外延性和可擴(kuò)展性。如，網(wǎng)上競價(jià)平臺是網(wǎng)上交易方式中最快捷、應(yīng)用最普遍的一種交易方式，就是運(yùn)用反向拍賣原理，邀請數(shù)家供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)輪番報(bào)價(jià)，最終以最低報(bào)價(jià)者獲得訂單。網(wǎng)上采購不是對人工采購的簡單替代，而是重構(gòu)采購流程，通過信息化再造，揚(yáng)棄傳統(tǒng)采購模式中影響采購效率和效益的不利因素，建立科學(xué)的采購流程和商務(wù)模式。

　　網(wǎng)上采購可優(yōu)化資源

　　網(wǎng)上采購對采購資源的優(yōu)化整合主要表現(xiàn)在：首先，網(wǎng)上采購為選擇最佳信譽(yù)和質(zhì)量的供應(yīng)商提供了可靠的數(shù)據(jù)支持。配合實(shí)行供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，建立健全供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案除有編號、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外，還有付款條款、交貨條款、交貨期限、產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)志、綠色環(huán)保標(biāo)志、銀行賬號等，每一個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔，并經(jīng)常更新，保持動(dòng)態(tài)平衡。通過監(jiān)控供應(yīng)商履約情況，不但可以了解當(dāng)時(shí)采購、競標(biāo)的詳細(xì)信息，還可以查詢以往交易活動(dòng)的記錄，這些記錄包括中標(biāo)、交貨、履約等情況，可以全面了解供應(yīng)商，在此基礎(chǔ)上可以根據(jù)供應(yīng)商的資信整合市場采購資源。

　　其次，網(wǎng)上采購可以發(fā)現(xiàn)價(jià)格，通過設(shè)定不同的報(bào)價(jià)披露規(guī)則：或是所有的報(bào)價(jià)公開，供應(yīng)商實(shí)時(shí)看到別人的報(bào)價(jià)，并據(jù)此調(diào)整自己的報(bào)價(jià);或是所有的報(bào)價(jià)不公開，但是供應(yīng)商可以實(shí)時(shí)了解自己報(bào)價(jià)的排序，并據(jù)此調(diào)整自己的報(bào)價(jià)。披露報(bào)價(jià)或是披露報(bào)價(jià)排序，可有效增加競爭的激烈程度和透明度，有助于獲得最為合理的優(yōu)惠價(jià)格。

　　節(jié)約的有效手段

　　網(wǎng)絡(luò)采購已經(jīng)成為各國進(jìn)行政府采購的主要方式。網(wǎng)上詢價(jià)、網(wǎng)上談判和網(wǎng)上招標(biāo)等利用電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)進(jìn)行市場交易，與人工采購相比，縮短了空間距離，節(jié)省了競標(biāo)談判時(shí)間。在由用戶注冊、信息發(fā)布、電子訂單、反向拍賣、電子合同、電子招投標(biāo)、履約誠信系統(tǒng)以及商品行情庫等八大子系統(tǒng)構(gòu)成的政府采購交易平臺上，采購人只需幾分鐘就可以完成采購。通過電子采購交易平臺進(jìn)行競價(jià)采購，可以使競爭更完全、更充分，獲得更為合理的低廉價(jià)格。據(jù)統(tǒng)計(jì)，網(wǎng)上采購價(jià)格平均降幅為20%左右，可大大節(jié)省采購開支。供應(yīng)商只需輕點(diǎn)鼠標(biāo)，就可了解采購信息，并進(jìn)行投標(biāo)。而這樣的效率在傳統(tǒng)采購中是不可想象的。這不僅為采購人，還為供應(yīng)商節(jié)省大量的時(shí)間成本和人力成本。采購、競標(biāo)變得前所未有地快速、高效和公平，供求雙方之間的信息更加透明，可避免人為因素造成的采購與競標(biāo)中的不公正性，促進(jìn)供應(yīng)商把更多的精力放在產(chǎn)品的技術(shù)含量及品質(zhì)上，并幫助供應(yīng)商清楚地了解市場需求及企業(yè)本身在交易活動(dòng)中的成敗得失，不斷積累采購經(jīng)驗(yàn)。因而，借助信息技術(shù)開展網(wǎng)上采購，可以提高政府采購效率，降低采購成本。

　　選節(jié)能才能降成本

　　第一，要降低政府運(yùn)用成本，不僅要把好政府采購關(guān)，還要考慮日常使用中的節(jié)能降耗。節(jié)能環(huán)保已成為采購IT產(chǎn)品的一個(gè)重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。在計(jì)算機(jī)中最核心的部件就是中央處理器(CPU)，CPU在很大程度上決定著整個(gè)系統(tǒng)的能耗。選用節(jié)能型、可平滑升級的處理器，不僅將大大降低相應(yīng)的維護(hù)成本，同時(shí)在使用過程中還可節(jié)能降耗。目前我國政府辦公電腦平均每天使用7.7小時(shí)，待機(jī)時(shí)間為4.6小時(shí)，計(jì)算機(jī)、顯示器待機(jī)時(shí)間幾乎占60%，大量的電力資源白白地浪費(fèi)掉了。在IT產(chǎn)品的政府采購中，選擇能效高的處理器，可以減少計(jì)算機(jī)熱耗，增加計(jì)算機(jī)使用壽命，從而可以大幅降低政府機(jī)構(gòu)運(yùn)行成本。因而，采購節(jié)能產(chǎn)品意味著降低政府機(jī)構(gòu)能源費(fèi)用開支，節(jié)省財(cái)政資金，推動(dòng)企業(yè)節(jié)能技術(shù)進(jìn)步，擴(kuò)大節(jié)能產(chǎn)品市場，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展。

　　第二，從實(shí)際使用角度考慮降低采購成本。不少部門在制定IT產(chǎn)品采購計(jì)劃和上報(bào)預(yù)算時(shí)，唯恐配置落后，清單上都是功能最強(qiáng)、款式最新、速度最快的設(shè)備，這種浪費(fèi)現(xiàn)象加重了財(cái)政負(fù)擔(dān)。為降低行政成本、節(jié)約政府采購成本，應(yīng)從各部門自身實(shí)際需求出發(fā)，合理、有序地采購，防止片面追求時(shí)尚和高檔機(jī)型。此外，還應(yīng)從售后服務(wù)環(huán)節(jié)著眼降低IT產(chǎn)品采購成本。這是因?yàn)楹芏郔T服務(wù)成本是可以省下來的，比如在PC服務(wù)器上安裝Windows非最新操作系統(tǒng)，在自己可以解決的前提下，不購買“廠家服務(wù)”或者少買“廠家服務(wù)”，服務(wù)器的日常運(yùn)行自己維護(hù)，這樣也可以降低部分采購成本。

　　總之，網(wǎng)絡(luò)采購與現(xiàn)有人工方式相比，更有利于規(guī)范采購行為，降低采購成本。要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，改變以人工操作為主的采購形式，實(shí)現(xiàn)政府采購的電子化，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)無紙化交易，建設(shè)節(jié)約型機(jī)關(guān)。