項目管理與團隊建設

    在優(yōu)耐達公司做了多年的項目，也擔任了多年的項目經(jīng)理，小項目一兩個人一兩個月完成，大的項目十幾個人，一兩年完成，到目前為止大大小小也做十多二十個項目。從公司的項目來看，從玉溪電信局的多媒體話費查詢項目，到玉溪公安項目，到昆明市公安局賓館項目和現(xiàn)在的曲煙項目，公司的項目項是越做越大，項目組成員越來越多，項目的時間周期也是越來越長。從前的項目幾個人幾個月輕松搞定，現(xiàn)在的項目業(yè)務范圍、業(yè)務的復雜度、技術難度越來越高，項目中的問題也題也越來越多，公司對項目經(jīng)理的要求也就越來越高。這就要求項目經(jīng)理必須具備各種技能：技術能力、領導能力、人員開發(fā)能力、溝通技巧、人際交往能力、處理壓力能力、解決問題的能力、管理時間的能力，另外還有一個重要的技能是團隊建設的技能。   

     在實際的項目實踐工作中，我們會不斷地碰到各種項目管理方面的問題，同時在不斷地對這些問題進行探索和總結的時候后也帶著這些問題進行著不斷的學習�，F(xiàn)在將我學習到的及總結到的一些項目管理中團隊建設方面的一些知識或體驗拿出來與大家分享，看看大家是否贊同這些觀點或意見，希望起到一個拋磚引玉的作用，對UNIDA公司的團隊建設起到積極的作用。

     建設一個和諧、士氣高昂的項目團隊，對最終完成公司的項目目標具有很大的意義。團隊建議是項目管理的必要技能。

一 、1 ＋ 1  >  2  團隊效率

       僅把一組人員集合在一個項目中共同工作，并不能形成團隊，項目團隊是指一組互相依賴的人員齊心協(xié)力進行工作，以實現(xiàn)項目目標。要使這些成員發(fā)展成為一個有效協(xié)作的團隊，既要項目經(jīng)理付出努力，也需要項目團隊中每位成員的付出。

     有成效的團隊特點包括：

       對項目目標的清晰理解。

       對每位成員角色和職責的明確期望。

       目標導向。

       高度的合作互助

       高度信任

1.   對項目目標的清晰理解

     為使項目團隊工作有成效，要高度明確工作范圍、質量標準、預算和進度計劃。對于要實現(xiàn)的項目目標，每個團隊成員必須對這一結果以及由此帶來的益處有共同的設想。
 
對每位成員的角色和職責的明確期望

2. 有成效的項目團隊的成員要參與制定項目計劃，這樣他們就能知道怎樣與他們的工作結合起來。團隊成員重視彼此的知識與技能，并能肯定為實現(xiàn)項目目標所付出的勞動。每位成員承擔職責，完成他在項目中的任務。

3.   目標導向

    有成效的項目團隊中的每位成員都強烈希望為取得項目目標付出努力。為樹立一個良好的典范，項目經(jīng)理需要為大家確定努力工作的標準。團隊成員能積極熱情地為項目成功付出必要的時間和努力。例如，為使項目按計劃進行，必要時成員愿意加班、犧牲周末時間來完成工作。

4.   高度的合作互助

     一個有成效的項目團隊通常要進行開放、坦誠而及時的溝通。成員愿意交流信息、想法及感情。他們不羞于尋求其他成員的幫助，成員能成為彼此的力量和源泉，而不僅限于完成分派給自已的任務。他們希望看到其他成員成功地完成任務，并愿意在他們陷入困境或停滯不前時提供幫助。他們能相互接受彼此的反饋及建議性的批評�；谶@樣的合作，團隊就能解決問題時有創(chuàng)造性，并能及時做出決策。

5.   高度信任

     一個有成效的團隊的成員理解他們之間的相互依賴性，承認團隊中的每位成員都是項目成功的重要因素。每位成員都可以相信其他人做他們要做的和想做的事情，而且會按預期標準完成。團隊成員互相關心，由于承認彼此存在的差異，成員就會感到自我的存在。要鼓勵有不同的意見，并允許自由的表達出來，要尊重這些意見。成員能夠不怕遭到報復，大膽提出一些可能產(chǎn)生爭議或沖突的問題。有成效的項目團隊解決問題的方法是通過建設性的、及時的反饋和積極好正視問題。沖突是無法壓制的，相反，要以積極的態(tài)度對待它，把它當作成長和學習的機會。

二、團隊有效工作的障礙      

     在我們的項目工作中或多或少都存在這樣一些影響團隊有效工作的障礙，以及克服這些障礙的建議。

1.   目標不明確

     項目經(jīng)理應該詳細說明項目目標以及項目工作范圍、質量標準以及進度計劃。要對項目的結果及其產(chǎn)生的益處作出美好的設想，這些情況要在第一次項目的啟動會議上溝通交流。在項目的各種例會上，如：周例會、里程碑會議等，項目經(jīng)理要定期討論項目目標。會議中，他（她）要經(jīng)常了解成員對必須完成的工作任務存在哪些疑問，僅在項目開始時，就項目目標向團隊作一次說明是遠遠不夠的。項目經(jīng)理一定要經(jīng)常地、不厭其煩地提及這一目標，并加以宣傳。
 
2．角色和職責不明確

     成員們可能會覺得他們的角色和職責含糊不清，或與一些成員的職責重復。在項目開始時，項目經(jīng)理要與項目團隊的每位成員單獨會談，告訴他（她）被選上參加項目的原因，說明對他（她）期望的角色及職責，并解釋說明他們與其他成員的角色和職責的相互聯(lián)系。項目團隊成員可以自由地要求項目經(jīng)理闡明模糊不清的地方，以及明顯存在的職責重復。在團隊制定項目計劃時，利用諸如工作分析結構（WBS），職責矩陣、甘特圖或網(wǎng)絡圖等工具明確劃分每個成員的任務。把這類文件分發(fā)給每個成員，使他們不僅知道自已的任務，還能了解其他成員的任務以及這些任務如何有機結合在一起。

3．缺乏工作投入

    團隊成員可能會對項目目標或項目工作不太投入。要解決這一難題，項目經(jīng)理需要向每個成員說明他（她）的角色對項目的重要意義，以及他（她）能為項目成功做出的貢獻。項目經(jīng)理也要知道團隊成員的個人及職業(yè)興趣，并設法使項目能有助于滿足這些興趣。他（她）應該懂得對每個成員的激勵因素，并創(chuàng)造出一個充滿激勵的工作環(huán)境。項目經(jīng)理需要對每個成員的工作成績進行表揚獎勵，對他們的工作給予支持和鼓勵。

4．領導工作不力

      項目經(jīng)理一定要不時地向項目成員問一些諸如“我做得怎樣？”或“我應該怎樣改進我的領導工作？”等這些問題，積極征求團隊對他（她）工作的反饋，以免使團隊認為他（她）的領導工作沒有做好。然而，他（她）首先一定要創(chuàng)造一個良好的項目工作環(huán)境，使人們能自由地做出反饋而不怕遭到報復。項目經(jīng)理要在早期項目會議上聲明，要求團隊成員經(jīng)常對他（她）的工作情況做出反饋，并歡迎人們提出建議，提高他（她）的領導能力。

5．不良行為

    有時，某些成員會做出一些不利于團隊有效發(fā)展的行為，例如：懷有敵對情緒、素質低下或誹謗貶低別人等。項目經(jīng)理就要與他談話，指出他的不良行為，并向他解釋，說明這種行為對項目團隊有不利的影響，所以是無法接受的。如果合適的話，對這個成員進行指導、培訓或咨詢工作。但無論如何，項目經(jīng)理一定要使成員明白，如果不良行為繼續(xù)下去，那只好讓他離開項目團隊。當然，如果必要，項目經(jīng)理要做好準備，堅決執(zhí)行到底。

三、做一個有成效的團隊成員

    做一個有成效的團隊成員，對每個團隊（Team）面成員來說，都是一種充實而令人滿意的成長經(jīng)歷。然而，成長是不會自發(fā)產(chǎn)生的，需要有責任感，認真工作，思想開放，并要有進一步自我發(fā)展的愿望。盡管項目經(jīng)理是項目成功的最終負責人，但項目團隊的每個成員都要分擔這個責任，他們都要協(xié)助創(chuàng)造并培養(yǎng)一個積極有效的項目環(huán)境。
 
    有成效的團隊成員會做好計劃、控制并相信他們各自的工作。他們對自已有高度的期望，會爭取在預算范圍內(nèi)提前完成工作任務。他們能很好地利用時間，促使和推動事情發(fā)生，而不是聽之任之。有成效的團隊成員不會埋頭工作直到別人說停才停下來。相反，他們能夠自我指導，出色地完成任務。他們樂于做好工作，而不是做一些糟糕的工作或半途而廢，期望其他成員來完成、整理或重做。每個團隊成員都能相信其他成員都能按時完成各自的任務而不影響其他成員的工作。

    有成效的團隊成員積極參與并能有效溝通。他們不會坐等被人問起，而是在會議中積極參與，表達見解。他們主動與其他團隊成員及項目經(jīng)理進行明確及時而毫不含糊的溝通。他們相互提出建設性的反饋，特別是有成效的團隊成員覺得有責任及早發(fā)現(xiàn)問題或潛在問題，而不會因問題的產(chǎn)生而指責其他成員、客戶或項目經(jīng)理，有成效的團隊成員不但是問題的發(fā)現(xiàn)者，更是問題解決者。有了問題后，他們會提出解決方案，愿意與其他團隊成員合作來解決問題，即使這已超出他們的職責范圍。有成效的團隊成員不會說：“那不是我的問題”或“那不是我的工作”，相反，他們希望進行合作，幫助團隊實現(xiàn)項目目標。

    有成效的團隊成員會盡力創(chuàng)造一個沒有爭議、積極而又有建設性的項目環(huán)境。他們能覺察到項目團隊組成的差別，尊重團隊的所有成員，也尊重其他人的觀點，他們不會有驕傲、自滿或固執(zhí)的情緒，這會嚴重影響到合作與互助。有效的團隊成員把項目成功看得比個人獲取更重要。

     團隊中沒有自我的概念，也就沒有個人的勝敗，如果項目成功了，每個人都是贏家。

四、團隊建設         

     團隊建設 － 把一組人員組織起來實現(xiàn)項目目標是一個持續(xù)不斷的過程，它是項目經(jīng)理和項目團隊的共同職責。團隊建設能創(chuàng)造一種開放和自信的氣氛，成員有統(tǒng)一感，強烈希望為實現(xiàn)項目目標做出貢獻。

     使團隊成員社會化會促進團隊建設，團隊成員之間相互了解越深入，團隊建設得越出色。項目經(jīng)理要確保全體成員能經(jīng)常相互交流溝通，并為促進團隊成員間的社會化創(chuàng)造條件。團隊成員也要努力創(chuàng)造出這樣的條件。

     項目團隊可以要求團隊成員在項目過程期間，被安排在同一個辦公環(huán)境下進行工作，當團隊成員被安排到一起時，他們就會有許多機會走到彼此的工作區(qū)進行交談。同樣，他們會在如走廊這樣的公共場所經(jīng)常地碰面，從而有機會在一起交談。談論未必總是圍繞工作。團隊成員很有必要在不引起反感的情況下，了解彼此的個人情況。項目過程中會發(fā)展起許多個人的友誼。安排整個團隊在一起工作，就不會出現(xiàn)因為團隊一部分成員在大樓或工廠的不同地方工作而產(chǎn)生“我們對他們”的思想。這種情形導致項目團隊成為一些小組，而非一個實際的團隊。
 
     項目團隊可以舉辦社交活動慶祝項目工作中的事件，例如項目的重要里程碑階段 － 系統(tǒng)正式運行，也可以是為放松壓力而定期舉辦的活動。團隊為促進社會化和團隊建設，可以組織各種活動。如體育活動、周末聚會、各種團體比賽等，一定要讓團隊中每個人都參加這類活動。也許有些成員無法參加，但一定要邀請到每個人，并鼓勵他們參加。團隊成員要利用這個機會，盡量與更多的其他團隊成員（包括參加活動的家庭成員）相互結識，增進了解。一個基本規(guī)律是試圖與不太熟悉的人在一起聊天，提了一些問題，聽他談論，發(fā)現(xiàn)共同興趣。要盡量避免讓人們形成幾個人組成的小團體，在每次活動中老是聚集在一起。參加社會化活動，不僅有助于培養(yǎng)起忠誠友好的情感，而且能使團隊成員在項目工作中更容易進行開放、坦誠的交流溝通。

     除了組織社交活動外，團隊還可以定期召開團隊聯(lián)合會議。相對項目會議而言，團隊會議的目的是廣泛討論下面這些類似問題：作為一個團隊，我們該怎樣工作？有哪些因素妨礙團隊工作（如像工作規(guī)程、資源利用的先后次序或溝通）？我們?nèi)绾慰朔@些障礙？我們怎樣改進團隊工作？如果項目經(jīng)理參加團隊會議，對他（她）應一視同仁。團隊成員不應向經(jīng)理尋求解答，經(jīng)理也不能利用職權，否決團隊的共識。因為這是團隊會議，而不是項目會議，只討論與團隊相關的問題而與項目無關。

     團隊成員要利用各種方法加強團隊建設，他們不能期望由項目經(jīng)理獨立承擔團隊建設的責任。