從培訓(xùn)看辦公自動(dòng)化

從培訓(xùn)看辦公自動(dòng)化

辦公自動(dòng)化是由計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)的，但只有將計(jì)算機(jī)和使用人員的工作很好地結(jié)合在一起，才能真正實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化所要達(dá)到的目的。我們經(jīng)�？吹降那闆r是，辦公室里的軟、硬件設(shè)備很先進(jìn)，但使用人員的應(yīng)用水平卻沒(méi)有相應(yīng)的提高。原因何在？驛之友計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用服務(wù)中心總經(jīng)理馬力先生認(rèn)為，這是因?yàn)檗k公自動(dòng)化缺少了有效培訓(xùn)這個(gè)環(huán)節(jié)。
  
目前，在計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面有很多提供培訓(xùn)的單位，但據(jù)觀察，其培訓(xùn)對(duì)象90％以上是外企單位，國(guó)內(nèi)企業(yè)對(duì)于計(jì)算機(jī)應(yīng)用培訓(xùn)顯得并不那么熱心。一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，這些都是日常辦公活動(dòng)，一邊干一邊學(xué)就可以了，為了使用技巧進(jìn)行培訓(xùn)，既花錢(qián)又耽誤時(shí)間，沒(méi)必要。例如，微軟曾搞過(guò)一次國(guó)家機(jī)關(guān)大用戶(hù)的義務(wù)培訓(xùn)，可是這些國(guó)家機(jī)關(guān)連擠出半天時(shí)間都說(shuō)比較困難，可見(jiàn)對(duì)培訓(xùn)活動(dòng)的積極性并不很高。
  
與此形成對(duì)比的是，很多國(guó)企非常熱心于購(gòu)置先進(jìn)的軟硬件設(shè)備，軟、硬件設(shè)備升級(jí)很快，但辦公自動(dòng)化并沒(méi)有達(dá)到應(yīng)有的水平。其結(jié)果是，原來(lái)的投資還沒(méi)有很好地真正發(fā)揮效用，又要追加新的投資。另一方面，由于培訓(xùn)工作沒(méi)有跟上，操作者的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也沒(méi)有得到相應(yīng)的提高。國(guó)企和機(jī)關(guān)的技術(shù)升級(jí)跟得快，到了年底總結(jié)工作時(shí)可以成為業(yè)績(jī)，但是培訓(xùn)就不好說(shuō)了。如果報(bào)告中說(shuō)今年花了多少培訓(xùn)費(fèi)用，上面的領(lǐng)導(dǎo)就可能會(huì)認(rèn)為IT部門(mén)無(wú)能棗這幾個(gè)人都教不會(huì)，還要請(qǐng)別人教。
  
相反，很多外企在硬件環(huán)境的投資上很吝嗇棗有些現(xiàn)在還在使用Windows 3.1和Word 6.0，但卻積極支持員工的培訓(xùn)。這些公司考慮的是如何將現(xiàn)有的軟件用精、用透，而不是使用了多新的版本。企業(yè)永遠(yuǎn)也跟不上技術(shù)的更新?lián)Q代，在軟硬件基本設(shè)施能夠滿(mǎn)足工作需要的情況下，這些外企所要考慮的就是如何提高基礎(chǔ)設(shè)施的應(yīng)用水平，盡可能決地收回軟、硬件投資，提高工作效率。
  
大部分單位（國(guó)內(nèi)單位及外企）的計(jì)算機(jī)應(yīng)用培訓(xùn)工作，大多由本單位的人事部門(mén)和IT部門(mén)共同負(fù)責(zé)管理。但是，在管理的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題：
  
首先，計(jì)算機(jī)應(yīng)用培訓(xùn)應(yīng)該由誰(shuí)來(lái)做？
  
IT部門(mén)的工作人員雖然對(duì)計(jì)算機(jī)軟件十分熟悉，但對(duì)辦公活動(dòng)中的具體應(yīng)用問(wèn)題并不精通。而人事管理部門(mén)的工作人員，雖然對(duì)辦公程序十分清楚，但是對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件技術(shù)卻不精通，所以也不可能勝任培訓(xùn)工作。
  
但是，因?yàn)槠髽I(yè)或者行業(yè)內(nèi)部都有IT部門(mén)，這就決定了花錢(qián)買(mǎi)培訓(xùn)的難度。這樣的單位往往會(huì)覺(jué)得自己不需要找別人培訓(xùn)，自己的IT人員就能勝任。其實(shí)，企業(yè)IT部門(mén)的主要工作是做主業(yè)內(nèi)部的IT管理和規(guī)劃，而不是這些具體的操作和培訓(xùn)工作，另外，企業(yè)內(nèi)部的IT人員大多是計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)出身，他們不了解辦公的流程，也沒(méi)有管理和市場(chǎng)銷(xiāo)售的經(jīng)驗(yàn)，這就注定他們的培訓(xùn)僅停留在對(duì)軟件功能的剖析上，就算業(yè)務(wù)人員能夠?qū)⑦@樣乏味的培訓(xùn)堅(jiān)持聽(tīng)下來(lái)，也會(huì)與實(shí)際的應(yīng)用脫節(jié)。
  
例如Excel的報(bào)表?xiàng)棢o(wú)論財(cái)務(wù)報(bào)表、銷(xiāo)售報(bào)表還是人事部門(mén)的管理報(bào)表等，都滲透了管理者的思想，是供管理者使用的。就像MBA的管理最后都要落實(shí)到數(shù)字一樣，最終企業(yè)的效益、人員管理都要用數(shù)字來(lái)體現(xiàn)。所以學(xué)Excel不是學(xué)簡(jiǎn)單的報(bào)表，而是學(xué)各種管理思想，怎樣用這樣的思想來(lái)整理計(jì)算數(shù)字。很難想像，一個(gè)機(jī)關(guān)中沒(méi)有管理經(jīng)驗(yàn)的IT人員在進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)能夠?qū)?a class="channel_keylink" href="http://wwwb1393.com/peixun/Excel-PPT.html" target="_blank">excel的使用與管理結(jié)合起來(lái)。
  
很多企業(yè)的管理為什么上不去，這一定程度上是因?yàn)闆Q策者的決策基礎(chǔ)就是拍腦門(mén)，拍胸脯，而不是以科學(xué)的數(shù)據(jù)為依據(jù)。投資不做預(yù)算，不做定量的分析。如果沒(méi)有合適的工具軟件來(lái)輔助，進(jìn)行定量分析是一件非常麻煩的事情，要收集大量的數(shù)據(jù)并且運(yùn)用一些理論和算法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)測(cè)分析。但是如果你的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手會(huì)這一套，他的決策就會(huì)比你準(zhǔn)、比你高。畢竟，現(xiàn)在的企業(yè)決策已經(jīng)不是比誰(shuí)的腦子活，而是在比誰(shuí)掌握的信息全面、誰(shuí)的分析準(zhǔn)確。
  
培訓(xùn)是幫助企業(yè)練內(nèi)功。買(mǎi)軟件有意識(shí)了，培訓(xùn)費(fèi)再貴也不過(guò)是買(mǎi)一臺(tái)電腦的錢(qián)，而這筆錢(qián)可以讓電腦用得更好�，F(xiàn)在大家都在討論“TCO（總擁有成本）”問(wèn)題，培訓(xùn)表面看似多花了些錢(qián)，但它卻是在降低總體成本過(guò)程中的一個(gè)不可忽視的環(huán)節(jié)。