低效會議的共同特征：會前準(zhǔn)備不足、會中控制不當(dāng)、會后跟進(jìn)不實(shí)

深度的績效改進(jìn)通常都需要通過會議的方式進(jìn)行，例如，制定戰(zhàn)略目標(biāo)需要開會，分解績效指標(biāo)需要開會，制定績效指標(biāo)保障措施需要開會，制訂工作計(jì)劃需要開會，檢查工作計(jì)劃需要開會，對績效結(jié)果進(jìn)行分析需要開會。由此可見，企業(yè)能否開好一個(gè)會議，也是企業(yè)是否高績效的重要標(biāo)志之一。

當(dāng)我們回顧企業(yè)的各類會議的時(shí)候，通常都會給我們帶來痛苦的記憶，例如：“會議時(shí)間長”、“議題不清晰”、“場面混亂失控”、“議而不決”、“同樣的問題反復(fù)開會解決”；等等。這些低效會議的表現(xiàn)經(jīng)常出現(xiàn)在企業(yè)管理者的面前，讓管理者不堪其擾。會議都無法高效開展，企業(yè)的運(yùn)行效率也肯定難以提高，隨之帶來的嚴(yán)重后果是組織績效的整體下滑。

因此，高效會議也是破除企業(yè)績效魔咒的一個(gè)很重要的課題。那么，低效會議到底有哪些表現(xiàn)？如何將企業(yè)的會議導(dǎo)向高效呢？

低效會議原因分析

常見低效會議準(zhǔn)備不足主要包括三個(gè)方面：一是會前準(zhǔn)備不足；二是會中控制不當(dāng)；三是會后跟進(jìn)不實(shí)。

1.會前準(zhǔn)備不足

低效會議首先從會前準(zhǔn)備不足開始，通常企業(yè)在以下七個(gè)方面準(zhǔn)備不足。

（1）會議主題不明確。對于會議要討論的主題沒有清晰的界定，會議組織者沒有想清楚會議要解決的根本問題是什么就匆忙召開會議，這會導(dǎo)致是否召需要開會議的選擇不準(zhǔn)確，很多會議并不是必須召開，如果必須召開的話，則需要把會議主題界定清楚。

（2）會議議題設(shè)計(jì)不合理。企業(yè)對于會議要討論哪幾個(gè)議題通常不會過于重視，往往只是大概想了幾個(gè)方面就開始開會了。例如：“討論一下過去一個(gè)月的項(xiàng)目進(jìn)展情況、人員安排問題”，這樣的議題太過寬泛，不具備討論的基礎(chǔ)，這會導(dǎo)致要么會議主題太寬泛無法討論，要么會議主題過細(xì)過多，時(shí)間不夠。

（3）會議時(shí)間安排不合理。走進(jìn)企業(yè)的會議室，我們經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)一個(gè)怪現(xiàn)象，就是會議有開始時(shí)間，沒有結(jié)束時(shí)間，問一下參會人員：“會議什么時(shí)候結(jié)束？”通常得到的回答都是：“我們也不知道，一直都是這樣，什么時(shí)候老大覺得差不多了就該結(jié)束了�！睕]有結(jié)束時(shí)間的規(guī)定，就會導(dǎo)致會議總時(shí)間無法控制。另外對于每個(gè)議題的時(shí)間沒有規(guī)定，就會導(dǎo)致會議過程缺乏有效控制，有時(shí)候一個(gè)議題討論時(shí)間過長，而另外一些議題討論時(shí)間又嚴(yán)重不足，時(shí)間分布嚴(yán)重失衡。

（4）會議主持人、記錄人、參會者選擇不當(dāng)。通常企業(yè)的會議都是根據(jù)習(xí)慣選擇主持人、記錄人和參會者，而不是根據(jù)會議內(nèi)容和深度選擇勝任的主持人，導(dǎo)致沒有安排記錄人或者記錄人能力不足，無法抓住會議要點(diǎn)。會議參加者太多，或者和會議主題無關(guān)，或者議事能力不足。

（5）會議場所選擇和布置不合理。沒有選擇適合會議主題的場所，環(huán)境太過開放或者嘈雜等，有些需要討論的會議由于環(huán)境過于開放和嘈雜而導(dǎo)致會議受到嚴(yán)重影響。

（6）會議通知的有效性低。很多企業(yè)的會議只是在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布了會議通知，沒有通過電話或者短信通知到人，導(dǎo)致很多人不知曉會議細(xì)節(jié)，缺席或準(zhǔn)備不足。

（7）會議參加人員準(zhǔn)備不足。由于會議通知不到位，會前資料發(fā)放不及時(shí)，導(dǎo)致參會人員不清楚自己在會議中的角色和責(zé)任，沒有提前思考會議議題，發(fā)言稿沒有準(zhǔn)備，開會的時(shí)候現(xiàn)場發(fā)揮，失去了很多有價(jià)值的討論要點(diǎn)，嚴(yán)重影響會議效果。

2.會中控制不當(dāng)

相比于會前準(zhǔn)備，會中控制失當(dāng)是低效會議的核心，通常低效會議的會中控制失當(dāng)在以下四個(gè)方面存在不足。

（1）主持人角色失當(dāng)。主持人沒有保持中立立場，導(dǎo)致主持人身份和參會者身份混淆，職責(zé)履行不到位或放棄職責(zé)，一邊作為會議主持人主持會議進(jìn)程，一邊作為參會者參與會議討論。當(dāng)作為參會者討論的時(shí)候就無人控制會議局面，導(dǎo)致會議現(xiàn)場秩序混亂，議題發(fā)散，無法達(dá)成有效共識。

（2）記錄人角色不到位。記錄人思路不能集中在會議主要議題和參會者主要觀點(diǎn)上，所記錄內(nèi)容不能體現(xiàn)核心要點(diǎn)；同時(shí)，不能提醒或協(xié)助主持人維持會議現(xiàn)場秩序。

（3）參會者角色不到位。參會者不能按照既定議題發(fā)表觀點(diǎn)，跑題、偏題現(xiàn)象嚴(yán)重，導(dǎo)致會議討論高度發(fā)散，嚴(yán)重缺乏深度。

（4）議事規(guī)則不清晰或者缺失。會議組織者事先沒有制定清晰的議事規(guī)則，導(dǎo)致最后決策的時(shí)候沒有規(guī)則，另外在會議過程中，參會者對議事規(guī)則不遵守，都會導(dǎo)致會議議而不決，效率低下。

3.會后跟進(jìn)不實(shí)

會后跟進(jìn)是對會議達(dá)成的共識和決議的執(zhí)行環(huán)節(jié)，經(jīng)常遇到的情況是會議決策是一回事，會后落實(shí)是另外一回事。這會導(dǎo)致會議的效果大打折扣。會后跟進(jìn)不實(shí)主要表現(xiàn)在以下三個(gè)方面。

（1）會議紀(jì)要整理和發(fā)放不及時(shí)。由于會議記錄人角色履行不到位，導(dǎo)致會議記錄遲遲不能發(fā)放給參會者，降低會后跟進(jìn)效果。

（2）參會人員會后跟進(jìn)執(zhí)行落實(shí)不到位。參會人員未能按照會上達(dá)成的共識執(zhí)行，或者執(zhí)行不力，導(dǎo)致會議效果大大減弱。

（3）會議主持人（或指定人員）會后跟進(jìn)督促不及時(shí)。會議主持人在會后沒有跟進(jìn)或者跟進(jìn)力度不足，導(dǎo)致會議共識難以落地執(zhí)行。

高效會議的8大特征

那么，什么樣的標(biāo)準(zhǔn)才是高效會議的標(biāo)準(zhǔn)呢？通常，高效會議具備以下8大特征，作為高效會議基本準(zhǔn)則，管理者可以在每次會議召開的時(shí)候進(jìn)行對照檢查，作為改進(jìn)改進(jìn)會議效率的指南。

（1）只在必要時(shí)才召集。但凡開會總是有成本的，很多會議成本很高，你在開會就無法做執(zhí)行，就會喪失很多機(jī)會成本。因此，每次會議之前，都要審視一下會議議題是否值得討論，能否可以改變形式，例如單獨(dú)溝通，書面文件傳遞等。

（2）好好籌劃。但凡開會一定是提前準(zhǔn)備充足的，重要的會議包括解決問題的會議、規(guī)劃計(jì)劃的會議、戰(zhàn)略制定的會議、利益分配調(diào)整的會議等，一定是好好籌劃過的，未經(jīng)認(rèn)真籌劃的會議都可能低效。

（3）擬訂和分發(fā)了議程表。但凡開會一定要擬定和分發(fā)議程表，讓每位參會人員都清楚自己的角色和職責(zé)，并做好充分準(zhǔn)備。

（4）遵守時(shí)間，不僅要準(zhǔn)時(shí)開始，也要準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。時(shí)間是會議的核心要素，作為會議支持人和參加者如何高效利用時(shí)間，在更短時(shí)間內(nèi)把觀點(diǎn)和想法說清楚，達(dá)到溝通的目的是衡量一個(gè)會議是否高效的根本性標(biāo)志。

（5）一切按部就班。會議按照既定議題和時(shí)間安排推進(jìn)，避免“會中會”，也就是在開會的時(shí)候提出新的議題。在沒有準(zhǔn)備的情況下討論一個(gè)事情，對參會者是一個(gè)考驗(yàn)，很容易導(dǎo)致會議時(shí)間拖延，會議效果低下。

（6）請最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席。無論何種會議，都要請與會議主題相關(guān)的人員參加，更重要的是參會者要對會議主題有經(jīng)驗(yàn)，能對會議主題展開討論，確保會議最終的效果得到體現(xiàn)。特別是解決問題、規(guī)劃計(jì)劃類的會議，一定要請與議題相關(guān)的人并且是有能力公開發(fā)表觀點(diǎn)，敢于與別人碰撞新觀點(diǎn)的人參加，這是推進(jìn)會議高效的關(guān)鍵因素。

（7）做出了評論和歸納。但凡開會都要對與議題相關(guān)的內(nèi)容展開深度討論，并做出點(diǎn)評和總結(jié)，作為會議共識和后續(xù)執(zhí)行的基礎(chǔ)，一個(gè)沒有結(jié)論的會議會讓參會者感到困惑，浪費(fèi)參會者的時(shí)間。

（8）記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人。記錄人員詳細(xì)地記錄了所有的決定、建議和負(fù)責(zé)人，開啟會后管理階段，進(jìn)行會后跟進(jìn)落實(shí)。

在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。

高效會議管理三階段

為開成高效會議，會議組織者要做好“三階段”管理，也就是我們經(jīng)常說的“會前準(zhǔn)備”、“會中控制”和“會后跟進(jìn)“。

（1）會前準(zhǔn)備。要想召開成功的會議，必須做好周全的會前準(zhǔn)備工作。會前準(zhǔn)備不足會延續(xù)到會中控制，加大會中控制的難度。很多會議因?yàn)槿狈Τ浞值臅h準(zhǔn)備工作，才導(dǎo)致低質(zhì)量的討論過程。

（2）會中控制。會議議事過程是會議的主體及核心部分，此部分無特殊情況應(yīng)盡量按照事先的議程安排進(jìn)行，以保證會議的高效。這其中，主持人對會議場面的觀察和控制是核心。

（3）會后跟進(jìn)。會議結(jié)束后各參會者應(yīng)執(zhí)行會議決議，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將執(zhí)行情況進(jìn)行反饋或在下一次的會議中進(jìn)行匯報(bào)。

選自《手把手教你做績效管理：模型、方法、案例和實(shí)踐》，電子工業(yè)出版社，趙日磊著